معرفی بهترین نرم‌افزار دبیرخانه در ایران
اگر در سازمان یا شرکتی نگاهی به واحد دبیرخانه بیندازید متوجه خواهید شد مسئول دبیرخانه کلی کار برای انجام دارد. از ثبت تمام نامه‌ها گرفته تا مدیریت همه مکاتبات و بایگانی نامه‌ها. حالا فکر کنید ...
اگر در سازمان یا شرکتی نگاهی به واحد دبیرخانه بیندازید متوجه خواهید شد مسئول دبیرخانه کلی کار برای انجام دارد. از ثبت تمام نامه‌ها گرفته تا مدیریت همه مکاتبات و بایگانی نامه‌ها. حالا فکر کنید این واحد تمام‌کارها را بخواهد بیشتر به صورت دستی یا نه در بین فایل‌ها در درایوهای کامپیوتر انجام بدهد. مسلماً خیلی زمان‌بر خواهد بود و بهره‌وری هم پایین خواهد آمد. درست همین‌جاست که وجود یک نرم‌افزار دبیرخانه می‌تواند دست راست دبیرخانه بشود و تمام وظایف را با سرعت و دقت بالا راست و ریست کند. حالا اگر می‌پرسید که دقیقاً نرم‌افزار دبیرخانه چیست و چه کار می‌کند یا می‌خواهید ویژگی‌های آن را بدانید، پیشنهاد می‌کنیم در ادامه این مطلب با ما همراه باشید.
نرم‌افزار دبیرخانه چیست؟ نرم‌افزار دبیرخانه چه کار می‌کند؟
ابتدا بیایید ببینیم واحد دبیرخانه دقیقاً چه کارهایی را انجام می‌دهد. دبیرخانه بخش مستقل در هر سازمان و شرکت است که امور دفتری در آن انجام می‌شود. یک دبیرخانه هسته اصلی در زمینه ثبت و بایگانی نامه‌های اداری و گردش تمام مکاتبات است. تازه به غیر این‌ها بر روی تمام این کارها نظارت و مدیریت هم دارد. پس می‌بینید که دبیرخانه واحد مهم و پر‌کاربردی است و ایجاد سرعت و نظم بخشیدن به امور دفتری و مواردی که گفته شد، اهمیت استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه را در این واحد بالا می‌برد. خلاصه اینکه با نرم‌افزار دبیرخانه ثبت و کنترل امضا و تاریخ و شماره‌گذاری تمام نامه‌هایی که ارسال می‌شود، تعداد پیوست آنها و ... به راحتی بررسی می‌شود. از طرفی بررسی‌های لازم هم در نامه‌های دریافتی و انتقال آنها به بخش‌های مربوطه به درستی صورت می‌گیرد. به غیر از این‌ها برای جدا کردن و جستجوی سریع هم خلاصه نامه‌ها در دفتر اندیکاتور ثبت می‌شود. تمام مکاتبات به شکل دیجیتالی ثبت و بعد ذخیره و بایگانی می‌شوند.
امکانات اصلی و پیشرفته بهترین نرم‌افزار دبیرخانه چیست؟
با توجه به کاربرد این نرم‌افزار و اهمیت فعالیت‌های مربوط به واحد دبیرخانه، نرم‌افزار دبیرخانه دارای قابلیت‌ها و امکانات کاربردی زیادی است اما در زیر به موارد اصلی و پیشرفته اشاره می‌کنیم.
ثبت مشخصات نامه‌ها در نرم‌افزار: ثبت تمام مشخصات نامه‌ها در دبیرخانه بسیار مهم است. نامه‌های ارسالی، دریافتی درون سازمانی یا برون سازمانی، تاریخ، کد، شماره، تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان، دسترسی به نامه‌های پیرو و عطف و موارد دیگر با این امکان به راحتی انجام می‌شود. یادتان باشد که این کار سرعت جستجو و بازیابی و بایگانی نامه‌ها را بالا می‌برد.
برقراری ارتباط با دیگر سیستم‌های سازمان: در هر سازمانی برای مدیریت داده‌ها و اطلاعات از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌گردد مثل حقوق و دستمزد، سیستم حضور و غیاب و... یک امکان اصلی در نرم‌افزار دبیرخانه این است که بتواند با این برنامه‌ها و سیستم‌ها ارتباط داشته باشد.
تحت وب بودن: این امکان باعث می‌شود تمام وظایف دبیرخانه در هر جا و هر ساعتی بدون محدودیت خاصی از نظر زمانی و مکانی قابل انجام باشد. به طوری که با یک گوشی اندروید یا تبلت هم در بستر وب و اینترنت بتوانید در نرم‌افزار دبیرخانه فعالیت کنید.
ارتباط مستقیم با نرم‌افزار اتوماسیون اداری: از آنجایی که تمام نامه‌ها به صورت مستقیم در دبیرخانه ثبت می‌شوند با ایجاد ارتباط با اتوماسیون اداری کارشناسان و مدیران به راحتی می‌توانند نامه‌ها را در کارتابل اتوماسیون اداری خود‌شان ببینند.
مشخص کردن افراد مناسب برای دسترسی: یادتان باشد که یک نرم‌افزار دبیرخانه خوب باید امکان تعریف و تعیین سطوح دسترسی متفاوت را داشته باشد. یعنی اینکه با استفاده از این امکان مسئول دبیرخانه می‌تواند کاربران خود را در سیستم دبیرخانه تعریف کند و برای هر کدام دسترسی‌های جدا داشته باشد.
امکان پشتیبانی از پروتکل ECE: این پروتکل کمک می‌کند تا بتوانید با نرم‌افزار دبیرخانه و اتوماسیون‌های دیگر که در سازمان‌های مخاطب شما هستند، به راحتی مکاتبه کنید.
امکان انعطاف‌پذیری بالا: مسلماً در هر سازمان و شرکتی که فقط نامه وجود ندارد. یعنی به غیر از نامه فرم‌های مخصوصی هم وجود دارد. یک سیستم دبیرخانه پیشرفته با این امکان قابلیت تعریف و طراحی تمام این فرم‌ها را در کمترین زمان و در قالب‌های خود ایجاد می‌کند.
مزیت‌هایی نصب نرم‌افزار دبیرخانه چیست؟
سیستم دبیرخانه مزیت‌های زیادی را به همراه خود وارد واحد دبیرخانه می‌برد. در ادامه به چند مزیت اصلی اشاره می‌کنیم.
- امکان ارسال تصویر نامه
- جستجوی سریع
- ثبت کامل مشخصات همه نامه‌ها
- تفکیک و شماره گذاری، تاریخ گذاری آسان و سریع انواع نامه‌ها
- بایگانی آسان نامه‌ها
- کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
- تهیه گزارش مربوط به ارجاعات
- تهیه نسخه پشتیبان
- ارتباط با بخش‌های دیگر
- و موارد دیگر
| دبیرخانه واحد مستقل و پر‌کاربردی در سازمان‌ها و شرکت‌ها است و لزوم استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه در سرعت بخشیدن و ایجاد نظم در امور دفتری و مدیریت گردش نامه‌ها و مکاتبات اهمیت می‌یابد. |
نحوه انتخاب و قیمت نرم‌افزار دبیرخانه خوب
تا اینجا احتمالاً متوجه شده‌اید که نرم‌افزار دبیرخانه مهم‌ترین و کاربردی‌ترین نرم‌افزاری است که هر سازمان یا شرکتی را به سمت خود می‌کشد پس تهیه و انتخاب یک نرم‌افزار خوب نیاز به دقت و تحقیق دارد. در این زمینه بهتر است بدانید نرم‌افزار دبیرخانه یگانه که کاملاً تحت وب و مورد تأیید شورای عالی انفورماتیک است، می‌تواند بهترین انتخاب باشد. چراکه نرم‌افزار دبیرخانه تحت وب یگانه دارای امکانات پیشرفته و خدمات پشتیبانی در نسخه‌های مختلف با قیمت‌های متناسب است. از امکانات عالی این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاملاً تحت وب بودن
- ثبت انواع نامه‌ها
- تهیه گزارش‌های متنوع
- ارتباط با نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب
- ارتباط با نرم‌افزار بایگانی اسناد تحت وب
- امکانات تحت اکسل و Word
- امکان پیاده‌سازی به صورت هلدینگ (چند سازمانی)
- پشتیبانی از تعداد بالای کاربر
- مدیریت فکس و ایمیل
- و موارد دیگر.
و در آخر: از امکانات نرم‌افزار دبیرخانه چه اطلاعاتی دارید؟ سیستم دبیرخانه به تمام امور دفتری یک سازمان یا شرکت سرعت می‌بخشد و مدیریت تمام امور مربوط به گردش نامه‌ها و بایگانی و جستجو را در برمی‌گیرد. استفاده از این نرم‌افزار امروزه جز اولویت‌های واحد دبیرخانه است که به عنوان یک واحد مهم و قدرتمند محسوب می‌شود.
نرم‌افزار دبیرخانه یگانه با قابیلت تحت وب بودن و امکانات پیشرفته خود نرم‌افزار موفقی است که مدیران را به سمت خود ترغیب می‌کند.
دیدگاه‌ها و نظرات خود را بنویسید
مطالب پیشنهادی
مطالب مرتبط از نگاه دیجیاتو
برای گفتگو با کاربران ثبت نام کنید یا وارد حساب کاربری خود شوید.