خط تلفن اینترنتی: کاربردها و مزیت‌های آن در مرکز تماس

در دنیای کسب‌وکارهای مدرن، خط تلفن اینترنتی به‌عنوان یک فناوری پیشرفته، امکان ارتباطات کارآمد و مقرون‌به‌صرفه را فراهم می‌کند. این راهکار با ارائه امکانات گسترده و کاهش هزینه‌ها، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا ارتباطات خود را بهبود بخشند و انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشند. به همین دلیل، انتخاب بهترین تلفن اینترنتی می‌تواند نقش مهمی در موفقیت و توسعه سازمان‌ها ایفا کند.

تلفن اینترنتی چیست؟

تلفن اینترنتی راهکاری نوین برای برقراری تماس‌های تلفنی در سازمان‌ها و کسب‌وکارها بر بستر شبکه است. این فناوری با استفاده از IP، محدودیت‌های تلفن‌های سنتی را از بین برده و امکانات بیشتری را فراهم می‌کند. به‌عنوان مثال، پروتکل SIP (Session Initiation Protocol) امکان برقراری تماس‌های متعدد و هم‌زمان را برای کسب‌وکارها فراهم کرده و به این ترتیب از ایجاد اختلال در ارتباطات داخلی و خارجی جلوگیری می‌کند. در ادامه، به برخی از کاربردهای مهم مرکز تلفن اینترنتی در شرکت‌ها و سازمان‌ها خواهیم پرداخت.

5 کاربرد خط تلفن ثابت اینترنتی برای کسب‌و‌کارها

تلفن اینترنتی VoIP بسته به اندازه و نوع فعالیت کسب‌وکارها، مزایای متعددی ارائه می‌دهد. در این بخش، به معرفی پنج کاربرد اصلی راه‌اندازی تلفن اینترنتی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌پردازیم.

انتقال سریع خط درصورت تغییر محل شرکت  

تغییر محل شرکت به دلایلی همچون توسعه کسب‌وکار یا بهبود دسترسی به منابع، امری رایج است. یکی از مزایای برجسته تلفن اینترنتی این است که فرآیند جابه‌جایی خط تلفن را بسیار ساده می‌کند. برخلاف سیستم‌های تلفن سنتی که در آن‌ها انتقال خطوط به محل جدید می‌تواند پیچیده و زمان‌بر باشد، تلفن اینترنتی به‌راحتی و با سرعت بالا قابل انتقال به هر مکانی است. این ویژگی به مدیران فنی کمک می‌کند تا بدون نگرانی از قطع ارتباطات، محل شرکت را تغییر دهند و به‌آسانی به فعالیت‌های خود ادامه دهند.

راه‌اندازی سامانه تلفن گویا

سیستم تلفن گویا یا IVR یک ابزار هوشمند برای مدیریت تماس‌های ورودی است که تأثیر بسزایی در ارتقای تجربه مشتریان و کاهش حجم تماس‌های غیرمرتبط برای کارکنان دارد. با استفاده از خط تلفن اینترنتی، این سیستم به تماس‌گیرندگان این امکان را می‌دهد که با وارد کردن داخلی مناسب، به سرعت به بخش یا کارشناس مورد نظر خود متصل شوند. این قابلیت نه تنها زمان انتظار مشتریان را کاهش می‌دهد، بلکه کارایی و بهره‌وری مرکز تماس را نیز افزایش می‌دهد.

افزایش تعداد کانال‌ها و خطوط بدون محدودیت

یکی از مزایای برجسته تلفن اینترنتی، قابلیت اضافه کردن سریع و آسان کانال‌ها و خطوط جدید است. این ویژگی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا تعداد کانال‌ها را بر اساس نیازهای خود افزایش دهند، بدون اینکه با محدودیت‌های سیستم‌های تلفن سنتی مواجه شوند. به‌عنوان نمونه، تلفن اینترنتی شاتل به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که در کمتر از یک روز تعداد کانال‌های دریافتی خود را به میزان دلخواه افزایش دهند، و به این ترتیب از اختلال در ارتباطات جلوگیری کنند و بهره‌وری خود را به حداکثر برسانند.

یکپارچه‌سازی‌ با نرم‌افزار CRM

نرم‌افزار CRM یک ابزار کلیدی است که بخش‌های مختلف سازمان، از بازاریابی و فروش تا خدمات پس از فروش را به هم متصل کرده و فعالیت‌های آن‌ها را یکپارچه می‌سازد. تلفن اینترنتی VoIP با ارائه قابلیت همگام‌سازی اطلاعات تماس‌های ورودی با نرم‌افزار CRM در لحظه، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که داده‌های مهم تماس‌ها را به‌سرعت و دقیق ثبت کنند. این اطلاعات می‌توانند به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک کرده و بهبود قابل‌توجهی در کارایی و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان ایجاد کنند.

نصب آسان و سریع

با استفاده از بستر شبکه و پروتکل SIP Trunk، نصب و راه‌اندازی تلفن اینترنتی به‌سادگی انجام می‌شود. این ویژگی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا تعداد کانال‌ها را به‌صورت لحظه‌ای تغییر دهند، بدون اینکه زمان ارزشمندی را از دست بدهند. این راهکار کارآمد، نه تنها فرایند راه‌اندازی را تسهیل می‌کند، بلکه از اتلاف وقت جلوگیری کرده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

چند نوع سرویس تلفن اینترنتی وجود دارد؟

تلفن‌های اینترنتی بسته به نوع پروتکل‌های مورد استفاده در پیاده‌سازی، امکانات متنوعی را به کاربران ارائه می‌دهند. در این بخش از مقاله، قصد داریم به معرفی انواع سرویس‌های تلفن اینترنتی بپردازیم:

تلفن ثابت ابری

این سرویس به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که با استفاده از شبکه IP خود، بدون نیاز به نگهداری زیرساخت‌های تلفن سازمانی مانند سرورهای فیزیکی در محل شرکت، تماس‌های ورودی و خروجی با کیفیتی را تجربه کنند. عدم نیاز به مرکز تماس و سرورهای فیزیکی در محل شرکت، هزینه‌های تلفن ثابت ابری را نسبت به سایر بسترهای تلفن اینترنتی به‌طور قابل توجهی کاهش داده است و این امر موجب می‌شود که کسب‌وکارها بتوانند با صرفه‌جویی در هزینه‌ها، از امکانات پیشرفته ارتباطی بهره‌مند شوند.

دسترسی یکپارچه (Integrated Access)

این فناوری امکان یکپارچه‌سازی تلفن‌های سنتی با مرکز تلفن اینترنتی را فراهم می‌کند، به‌طوری که سازمان‌ها می‌توانند هم‌زمان از خط تلفن ثابت سنتی و تلفن اینترنتی VoIP استفاده کنند. در واقع، ویژگی‌های این تکنولوژی بیشتر شبیه به تلفن‌های سنتی است و به کاربران این امکان را می‌دهد که از مزایای هر دو سیستم بهره‌مند شوند، بدون اینکه نیاز به تغییرات اساسی در زیرساخت‌های موجود خود داشته باشند.

تلفن سیپ ترانک

سیپ، مخفف Session Initiation Protocol، پروتکلی است که امکان برقراری تماس‌ بر بستر شبکه و پهنای باند را فراهم می‌کند. از مهم‌ترین ویژگی‌های سرویس سیپ ترانک، انعطاف‌پذیری آن در ارائه خدمات روی مجموعه متنوعی از بسترها از جمله ADSL، امواج رادیویی، فیبر نوری و حتی مودم‌های سیم‌کارتی است. این ویژگی‌ها، سیپ ترانک را به یک گزینه ایده‌آل برای کسب‌وکارهایی تبدیل می‌کند که نیاز به ارتباطات پایدار و گسترده دارند.

کسب‌وکارهای بزرگ از کدام نوع تلفن اینترنتی باید استفاده کنند؟

وجود نیروی انسانی متخصص و تمایل به مدیریت مرکز تماس در محل شرکت، از عوامل کلیدی در تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین تلفن اینترنتی هستند. با توجه به اینکه شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ معمولاً توانایی استخدام نیروی متخصص IT را دارند و همچنین نسبت به امنیت تماس‌ها حساسیت زیادی نشان می‌دهند، خط سیپ ترانک (SIP Trunk) گزینه‌ای ایده‌آل برای آن‌ها محسوب می‌شود. با وجود اینکه مرکز تلفن ابری (Hosted PBX) نیز می‌تواند برای کسب‌وکارهای بزرگ مفید باشد، اما نمی‌تواند به طور کامل نیازهای امنیتی این سازمان‌ها را برآورده کند.

تلفن اینترنتی مناسبت برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط چیست؟

برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SME)، علاوه بر نیروی انسانی متخصص، هزینه‌های راه‌اندازی مرکز تماس و نگهداری سرور فیزیکی نیز برای تصمیم‌گیری درباره خرید تلفن اینترنتی از اهمیت بالایی برخوردار است. با توجه به محدودیت‌های مالی و دسترسی کمتر به نیروی انسانی متخصص در این کسب‌وکارها، استفاده از خط تلفن ابری (Hosted PBX) توصیه می‌شود. این راهکار نه تنها هزینه‌های نگهداری سرورهای فیزیکی را حذف می‌کند، بلکه با ارائه پشتیبانی و مانیتورینگ 24 ساعته، از کیفیت بالای تماس‌های تلفنی و اتصال دائمی اطمینان می‌دهد. به‌عنوان مثال، تلفن اینترنتی شاتل با پشتیبانی مستمر، یکی از بهترین گزینه‌ها برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به شمار می‌رود.

نصب و راه‌اندازی خط تلفن اینترنتی

برای راه‌اندازی تلفن اینترنتی، ابتدا باید تلفن ویپ (VoIP) مناسب با توجه به نیازها و ظرفیت‌های کسب‌وکار انتخاب شود. پس از انتخاب، شماره مورد نظر واگذار شده و عملیات نصب با تهیه تجهیزات ضروری انجام می‌گیرد. در ادامه، توضیح کوتاهی درباره هر یک از این تجهیزات ارائه می‌دهیم:

گوشی تلفن VoIP

این دستگاه مشابه تلفن‌های سنتی است اما با امکانات پیشرفته‌تر به‌صورت کامل از قابلیت‌های تلفن اینترنتی پشتیبانی می‌کند.

هدست VoIP

برای افزایش آرامش کارشناسان مرکز تماس و بهبود کارایی آن‌ها، این هدست‌ها برای اتصال به تلفن‌های VoIP طراحی شده‌اند.

مودم و روتر

این تجهیزات برای برقراری ارتباط اینترنتی ضروری هستند و در بسیاری از کسب‌وکارها قبلاً تهیه شده‌اند. مودم و روتر امکان اتصال چندین دستگاه به شبکه اینترنت را برای راه‌اندازی مرکز تلفن اینترنتی فراهم می‌کنند.

گیت‌وی (gateway)

این دستگاه برای تبدیل سیگنال‌های تلفن آنالوگ به سیگنال‌های دیجیتال VoIP استفاده می‌شود تا امکان استفاده از تلفن‌های سنتی روی خطوط سیپ فراهم شود.

نتیجه‌گیری

استفاده از تلفن اینترنتی می‌تواند تحولی اساسی در بهبود ارتباطات سازمانی ایجاد کند. با خرید خط تلفن اینترنتی و راه‌اندازی آن، کسب‌وکارها می‌توانند از مزایای فراوانی مانند کاهش هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری و بهبود کارایی بهره‌مند شوند. خط تلفن اینترنتی نه تنها امکان جابه‌جایی آسان و افزایش تعداد خطوط را فراهم می‌کند، بلکه به واسطه سیستم‌های پیشرفته مانند تلفن گویا و یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای CRM، تجربه کاربری بهتری را نیز به ارمغان می‌آورد. بنابراین، راه‌اندازی تلفن اینترنتی یک گام موثر در جهت ارتقای سطح خدمات و ارتباطات در هر سازمان است.