اودو و سامانه مودیان؛ ۶ نکته پیش از قرارداد استقرار Odoo

از دی ۱۴۰۴ صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق سامانه‌ی مودیان الزامی شده است. برای شرکتی که حسابداری و فروشش را در اودو (Odoo) انجام می‌دهد، این یعنی صورتحساب‌ها باید از اودو به سامانه برسند. مشکل این‌جاست که اودو ماژول رسمی برای سامانه‌ی مودیان ندارد؛ پس این بخش، مثل تقویم شمسی و حسابداری ایرانی، جزئی از بومی‌سازی است و در هر پروژه باید جداگانه تصمیم‌گیری شود. در این مطلب شش نکته‌ای را مرور می‌کنیم که پیش از امضای قرارداد استقرار اودو باید روشن شوند.

۱. مسیر ارسال صورتحساب را از ابتدا انتخاب کنید

ارسال صورتحساب به سامانه‌ی مودیان دو مسیر اصلی دارد: یا مستقیم از نرم‌افزار انجام می‌شود، یا از طریق شرکت معتمد ارائه‌دهنده‌ی خدمات مالیاتی. در اودو، مسیر مستقیم با ماژول جانبی یا اختصاصی ساخته می‌شود. هر مسیری که انتخاب شود، باید در دامنه‌ی پروژه و قرارداد نوشته شود؛ اگر این بخش مبهم بماند، صورتحساب‌ها در عمل دوباره دستی و بیرون از اودو ارسال می‌شوند.

۲. داده‌های لازم را از روز اول در اودو ثبت کنید

سامانه‌ی مودیان صورتحسابی را می‌پذیرد که داده‌هایش کامل باشد. این داده‌ها باید از همان ابتدا در اودو تعریف شوند:

• شناسه‌ی کالا و خدمت برای هر کالا یا خدمتی که می‌فروشید.
• شناسه‌های خریدار: شناسه‌ی ملی، کد اقتصادی، نشانی و کد پستی.
• مالیات و عوارض با نرخ‌هایی که در تنظیمات قابل تغییر باشند، نه این‌که در کد نوشته شده باشند.

اگر این فیلدها بعد از چند ماه کار اضافه شوند، باید داده‌ی همه‌ی کالاها و مشتریان قبلی هم تکمیل شود؛ کاری که معمولاً بیشتر از خود اتصال وقت می‌گیرد.

۳. ابطال، اصلاح و برگشت از فروش را جدی بگیرید

ارسال صورتحساب اصلی بخش ساده‌ی کار است. پیچیدگی در صورتحساب‌های ابطالی، اصلاحی و برگشت از فروش است. بپرسید هر کدام از این حالت‌ها در اودو چطور ثبت می‌شود و به چه شکلی به سامانه می‌رود. برای مثال، وقتی برگشت از فروش در اودو ثبت می‌شود، سند مربوط به آن باید خودبه‌خود به صورتحساب اصلی وصل شود.

۴. پاسخ سامانه کجا ثبت و پیگیری می‌شود؟

سامانه به هر صورتحساب پاسخ می‌دهد و ممکن است آن را رد کند. اگر این پاسخ در اودو ثبت نشود، کسی متوجه صورتحساب‌های ردشده نمی‌شود تا وقتی که مشکل در گزارش‌های مالیاتی خودش را نشان دهد. از مجری بخواهید نشان دهد وضعیت هر صورتحساب، یعنی ارسال‌شده، پذیرفته‌شده یا ردشده، کجای اودو دیده می‌شود و چه کسی آن را پیگیری می‌کند.

۵. قالب چاپی صورتحساب رسمی را هم ببینید

صورتحساب الکترونیکی جای نسخه‌ی چاپی را برای همه‌ی کاربردها نمی‌گیرد. قالب‌های چاپی اودو روی سرور به PDF تبدیل می‌شوند و همین‌جا مشکل‌های فارسی پیدا می‌شود که در صفحه‌ی وب دیده نمی‌شوند. اگر فونت فارسی روی سرور نصب نباشد، حروف در PDF جدا یا مربع نمایش داده می‌شوند. صورتحساب رسمی هم باید مشخصات فروشنده و خریدار، شرح کالا و خدمات، تخفیف، مالیات و عوارض و جمع به حروف فارسی را در قالبی داشته باشد که حسابدار و ممیز مالیاتی انتظار دارند.

۶. پیش از قرارداد، روی یک صورتحساب آزمایشی ببینید

ساده‌ترین راه برای سنجیدن ادعای هر مجری این است که از او بخواهید کل مسیر را روی یک صورتحساب آزمایشی نشان دهد: ثبت فاکتور در اودو، ارسال به سامانه، دریافت پاسخ و ثبت وضعیت، و سپس یک صورتحساب اصلاحی. اگر این نمایش ممکن نیست، احتمالاً بخش مودیان هنوز در پروژه‌ی شما ساخته نشده است. جزئیات داده‌های لازم، نگاشت اصلاح و ابطال و آزمون اتصال در راهنمای اودو و سامانه مودیان آمده است.

سامانه‌ی مودیان فقط یک لایه از بومی‌سازی است

اتصال به سامانه‌ی مودیان بدون بقیه‌ی لایه‌ها کامل نمی‌شود: تقویم و سال مالی شمسی، کدینگ حساب‌های ایرانی، مالیات بر ارزش افزوده، چک و حقوق و بیمه هم باید کنارش درست کار کنند. فهرست کامل این لایه‌ها و معیار انتخاب ماژول برای هر کدام در راهنمای بومی سازی اودو آمده است. در نسخه‌ی بومی‌سازی‌شده‌ی اودوی وستا AI (vestaai.ir)، اتصال به سامانه‌ی مودیان در کنار همین لایه‌ها روی نسخه‌های ۱۸، ۱۹ و ۲۰ اودو وجود دارد.